COMO GESTIONAR DOCUMENTOS Y NO MORIR EN EL INTENTO

El área legal de CVV también está innovando

Tanto la existencia de la compañía como todos los proyectos de ingeniería, construcción e inversiones que lleva a cabo CVV llevan asociados una gran cantidad de documentación, desde las constituciones legales de las distintas sociedades y consorcios, pasando por poderes notariales, contratos con mandantes o distintos documentos de respaldo financiero con diversas entidades e instituciones.

Bien lo saben en la Fiscalía de CVV, área conformada de manera formal durante 2013 y en la que trabaja desde su inicio Cristóbal Tienken Fernández, 37 años, abogado de la Universidad de Los Andes y Magister en Derecho Ambiental de la Universidad de Chile, quién llegó a conformar el área en agosto del año pasado y que ya en enero de este año estaba echando a andar un novedoso sistema de gestión de documentos, que está permitiendo a la empresa ocupar de mejor manera los tiempos, ahorrar en costos de bodegaje y gestionar de modo más eficiente la información clave, gracias a un software de manejo de documentos legales llamado Webdoxs Mind.

Un problema propio, pero transversal
La gran cantidad de documentación, el lento acceso a ésta y la demanda de respuestas más rápidas y eficientes, se están transformando en una problemática creciente en oficinas de distintos rubros.

El modelo de negocios de CVV, con énfasis en la asociatividad para enfrentar proyectos y la diversificación, tanto geográfica como de especialidades, supone la misma problemática: la necesidad de generar gran cantidad de documentos contractuales, de respaldo y/o presentación, además de necesidades de acceso a ellos, no sólo en las oficinas y obras, sino también de manera remota, por los constantes viajes de gerentes, ingenieros visitadores y administradores de contratos.


Antiguamente, en el área de Cristóbal, todos estos documentos se archivaban en carpetas, archivadores y cajas que luego iban a estanterías y bodegas. A la hora de requerir un documento o necesitar compartirlo con algún compañero de trabajo, quien lo necesitara debía buscar uno a uno, revisar distintas carpetas, escanear y enviar, lo que implicaba mucho tiempo, algunas confusiones y, muchas veces, duplicar o triplicar esfuerzos para dar con la última versión de algún papel.

Know How jurídico al servicio de la ingeniería y la construcción
En ese contexto, y conociendo algunas experiencias de estudios jurídicos que han ocupado tecnología similar para el manejo de sus grandes volúmenes de documentos, Cristóbal, después de hacer un estudio del mercado, propuso contactar a un par de jóvenes emprendedores que habían desarrollado un software que estaba siendo muy bien evaluado en el rubro legal, quienes ofrecieron esta especie de “google jurídico” que facilita la búsqueda, el acceso y la distribución de documentos.

El sistema permite, a través de parámetros que la empresa contratante define, organizar una base de datos para el ordenamiento de todos sus documentos. Así, se indexan los contenidos con criterios jurídicos, que permitan encontrar documentos a través de palabras claves. La empresa que ofrece el servicio se encarga de escanear los documentos, cada 3 o 4 meses, y de generar las bases de datos. Los usuarios autorizados para utilizar el sistema deben ingresar su rut y una clave para acceder a la “nube”.


Distintas unidades de la empresa están comenzando a beneficiarse con la iniciativa: auditoría, contabilidad, tesorería, entre otras, en una primera etapa; por lo cual el plan del área legal es capacitar a todos aquellos que sean posibles usuarios del sistema.

Con el ejemplo de Cristóbal, nos queda claro que todos y en todas las áreas de CVV podemos innovar. Anímate tú también.